Ha alternativa möten – och få mer energi- Lilla mötesskolan del 2

Promenadmöten, speed meetings eller dagliga små stå-upp-möten. Det finns flera sätt att variera mötesformen, bli effektivare och samtidigt skapa mer energi.

Publicerad 2021-04-09

Vi ha tidigare tipsat om hur du får ut mer av ditt möte på kortare tid. I andra delen av vår mötesskola ligger fokus på hur alternativa möten kan göra dig både pigg, produktiv och kreativ. Omväxling förnöjer, så häng med.

Bryt isen med speed-meeting

Speed-dejting har du kanske hört talas om? Att mötas och samtala med en potentiell partner i några få minuter för att sedan snabbt gå vidare och göra om samma sak med en ny person. Det är ett effektivt sätt för att låta en stor grupp människor möta varandra i en trygg miljö.

Översatt till mötesmanér är principen densamma: lär snabbt känna övriga mötesdeltagare och grunda för bättre beslut och samvaro längre fram. Låt helt enkelt varje deltagare få ett par minuter med en annan, där båda får skaka hand, presentera sig och tycka till om en enkel sak. Sen byter alla ”mötespartner” och upprepar samma procedur.

Fördelar:

Effektiv isbrytare när mötesdeltagarna inte känner varandra – öppnar ofta upp för skratt. Tempot (det ska ju gå undan) gör de flesta mer alerta och närvarande Mer tillbakadragna mötesdeltagare får komma till tals, känna sig inkluderade och mer bekväma att ta plats i gruppen framöver

Tänk på att: Speed meeting passar bäst för större grupper där många på förhand inte känner varandra men snart ska buntas ihop för att fatta viktiga beslut Begränsa tiden som varje deltagare har på sig att speed-meeta en annan person – två minuter brukar vara lagom. Använd en timer som signalerar när det är dags att byta.

Föreslå ett ämne som är lämpligt för deltagarna att diskutera under sina snabbsessioner. Det får gärna vara något ”o-jobbigt” och avväpnande Väck kreativiteten till liv – rör på mötet!

Att rörelse påverkar oss positivt är nog knappast en nyhet för någon. Både hjärnceller och andra celler mår oftast bra av fart, frisk fläkt och nya intryck. Men på jobbet är vi många som blir onödigt mycket stillasittande, ofta inomhus och i samma miljö. Lösning? Lös flera problem på en och samma gång – ta ett promenadmöte.

Promenadmöte:

Motion och miljöombyte ökar kreativiteten – och är dessutom bra för hälsan. Att promenera tillsammans skapar en avslappnad stämning som öppnar upp för friare diskussion och bättre samarbete. Promenaden och avbrottet ger mer ork och energi – även för de sysslor som sen behöver göras sittandes på kontoret.

Tänk på att: Promenadmöten lämpar sig bäst för två till tre personer. Är ni fler – dela in er i grupper. Utse en mötesansvarig som håller i agendan och bestämmer hur länge, hur och var ni ska gå – vägval ska inte störa mötet. Ta med en mobil så att ni enkelt kan föra viktiga stödanteckningar. Och direkt efter att ni kommit in: sätt er ner en stund och summera vad ni kommit fram till.

Snabba möten med stå-upp-möten

Dagliga avstämningsmöten, också kallat ”Stand-up meeting” eller ”Daily Scrum”, är populärt i många projektgrupper. Kort förklarat går det ut på ett arbetsteam dagligen samlas i max 15 minuter på stående fot. Sen får varje deltagare två minuter på sig att berätta vad hen har jobbat med sen senaste mötet, vad hen ska arbeta med fram till nästa möte och lyfta eventuella hinder som stått eller står i vägen.

Stå-upp-mötet gör det lättare att skapa en samsyn på vad som händer i ett visst projekt – utan risk för att glida iväg i långa diskussioner. Att deltagarna ska stå upp är en markör för att visa att det här är ett möte som går snabbt.

Fördelar:

• Förbättra kommunikationen mellan kollegor/projektmedlemmar
• Gör det enklare att fokusera på dagens arbete
• Blir ett naturligt tillfälle att lyfta upp hinder och frågor

Tänk på att:

• Utse någon som skriver ner alla begynnande diskussioner och låt berörda ta den efter mötet
• Utse någon som antecknar alla eventuella hinder – och som ansvarar för att eliminera dom
• Chefer och andra ”intressenter” som inte är en del av projektgruppen får gärna vara med – men bara lyssna. Mötet är inte en rapport till dom utan är till för teamet