Till innehållet
Meny

Bättre möten på kortare tid.

Lilla mötesskolan del 1

Vi vet i dag att det slösas väldigt mycket tid på meningslösa möten. Helt i onödan. I den första av tre delar i vår lilla mötesskola tittar vi på hur du kan få ut mer av dina möten – på kortare tid. 

Livet är för kort för meningslösa möten – och jobbdagen är det definitivt. Det är inte bara tråkigt med poänglösa möten – de kostar också. Och inte blir det roligare för att man räknar i kronor eller svensk tid. Här är därför de bästa tipsen för att hålla mötet både mer effektivt och givande för alla inblandade. Häng med!

Ha möten för att du måste – inte för att du borde

Möten kan lätt bli en slentriansyssla och möten som hålls ”bara för att” blir sällan bra. Fasta, återkommande mötestider har en poäng: människor kan enklare planera sin tid och blir inte avbrutna i arbetet på samma sätt som när mötet är akut.

Men, grundregeln bör du ändå alltid försöka följa: möten ska du hålla om mötet fyller ett syfte och om inte syftet kan uppnås genom annan metod – exempelvis ett mejl. Fråga dig själv varför ni behöver ett möte, vad målet är och vad deltagarna ska ta med sig därifrån när mötet är slut. Förbered med tydlig agenda som gärna kan kommuniceras med deltagarna på förhand så att alla redan innan har en gemensam bild av vad mötet ska handla om och varför.

Sätt en maxtid och ta pauser

Ett misstag många gör är att inleda ett möte utan att ha stämt av hur länge mötesdeltagarna kan stanna eller själv berätta hur lång tid mötet förväntas ta. Med en tydlig och tidsatt agenda är det betydligt enklare att hålla fokus på det som är viktigt och inte glida iväg i meningslös diskussion.

Kom också ihåg: det finns inget som säger att ett möte måste vara i en timme, bara för att kalendern föreslår det. Däremot finns ju ibland behov för längre möten och då är det smart att tänka som man gör i klassrummen. Med andra ord, låt deltagarna ta ”raster”, och hellre flera små än en enda lång. Vet deltagarna om att dessa pauser kommer att ges på utsatta tider minskar man också eventuellt spring – hämta mer kaffe, pudra näsan, ta ett samtal – under själva mötets gång. Paus varje halvtimme är en bra tumregel.

”Think different”– tänk som Steve Jobs

Apples grundare Steve Jobs var bland mycket annat känd för sina superproduktiva möten. Han hade tre trick som verkade göra susen och som de flesta möteshållare kan lära sig av: 

  1. Håll det intimt. Se bara till att de personer som verkligen, verkligen behöver vara med på mötet är det. Alltför ofta tvingas ”fel personer” sitta av tid som inte gagnar någon eller något.
  2. Låt någon chefa över varje punkt. Ett effektivt möte kräver inte bara en agenda, utan en agenda där någon ansvarar för varje punkt. Det vill säga någon som tar upp punkten på mötet och även ansvarar för vad som händer med den sen. Det brukar också göra mötesdeltagarna mer engagerade.
  3. Våga vägra Powerpoint. Presentationer i all ära, men det kan också vara fullkomligt onödigt och ibland något att ”gömma sig bakom”. En Powerpoint eller liknande behöver man bara om den tillför något som inte bara de egna orden gör. Utan en presentation att stirra på kan det till exempel vara lättare att få till en engagerad och bra diskusson där de inblandade också får utrymme att tänka mer kritiskt och på egen hand. 

Läs mer:

Digital hygien
Nyhetsbrevsskolan del 1
Därför ska du satsa på video