Störning i Tres växel för vissa företagskunder
Vi har haft störningar i vår tjänst 3Växel för företagskunder vilket beror på ett tekniskt fel som uppstod tisdag 26 april klockan 16.00. Detta har orsakat att inspelade växelmeddelanden i 3Växel, inkl välkomstmeddelanden och knappvalsmeddelanden samt profilbilder på personer i 3Växel-tjänsten raderats för drabbade företagskunder. Användarnas inspelade välkomsthälsningar i röstbrevlådan och mottagna meddelanden i röstbrevlådor har också berörts.
Vi har nu identifierat orsaken till problemet i vår back up-lösning och det ska inte kunna hända igen. Vi beklagar de problem som felet orsakat och har förstärkt vår kundservice för att kunna hjälpa berörda kunder på ett så bra sätt som möjligt.
Vad behöver du som kund göra?
Då meddelanden i 3Växel har raderats behöver de meddelanden ni har spelat in själva skapas på nytt. Det gäller t ex välkomstmeddelanden, kömeddelanden och personliga hälsningsmeddelanden (voice mail).
Välj om ni vill skriva in meddelandena som text och få det omvandlat till en ljudfil med verktyget text-to-speech eller om ni vill läsa in dem själva.
Skapa nya växelmeddelanden med verktyget text-to-speech
Med verktyget text-to-speech kan ni omvandla text till en ljudfil som kan laddas upp som välkomst-, hälsnings eller kömeddelanden i 3Växel.
Spela in nya växelmeddelanden
Du spelar enklast in nya växelmeddelanden genom att gå in i meddelandebiblioteket i 3Växel. Gör så här för att spela in;
-
Gå in på 3Växel-webben som administratör
-
Välj Organisation/ Röstmeddelanden/ Röstmeddelanden
-
Alla meddelanden som ni har spelat in själva måste spelas in på nytt, d v s alla de som har ett rött kryss på raden längst ut till höger eller de meddelanden som ni vet att ni använder. OBS! Ta inte bort något meddelande!
-
För varje meddelande som ska spelas in igen, gör så här;
-
Klicka på meddelandet och välj Redigera
-
Klicka på Spela in filen
-
Skriv in ditt eget telefonnummer på formatet +46735xxxxxx
-
Eventuellt finns meddelandetexten som du ska läsa in på sidan
-
Klicka på Initiera samtal
-
Nu ringer 3Växel upp dig – följ röstens instruktioner och spela in meddelandet
-
Prata in meddelandet och lägg på
-
Nu kan du se meddelandet i listan med röstmeddelanden i växeln
-
Du kan lyssna på det (Spela upp) eller spela in det på nytt (Redigera)
-
Upprepa från punkt 5 för att spela in nästa meddelande
Då alla meddelanden tidigare har lagts in på rätt ställe i växeln kommer de meddelanden som du nu har spelat in hamna på rätt plats.
- Testa gärna genom att provringa till några nummer i din 3Växel
Alla användare måste spela in ny välkomsthälsning i sina röstbrevlådor (voice mail)
-
Ring 333 från din mobiltelefon
-
Tryck 5 för att spela in en personlig hälsningsfras
-
Tala in din personliga hälsningsfras efter tonen, avsluta inspelningen
genom att trycka 0
-
Tryck 4 för att lyssna på din personliga hälsningsfras
-
Är du nöjd med hälsningsfrasen avslutar du samtalet. Upprepa annars punkt 3–4 för att spela in en ny hälsningsfras
-
Vill du ta bort din personliga hälsningsfras trycker du 6
Lägga in bilder på nytt i 3Växel
Om du behöver ladda upp nya bilder i 3Växel, följ guiden nedan:
Vad innebär detta för mig som företagskund?
Behöver detta rapporteras?
Vi har rapporterat incidenten till vår tillsynsmyndighet, PTS, avseende uppgifter om användares personliga välkomstmeddelanden i röstbrevlådan och mottagna röstmeddelanden – uppgifter vi behandlar enligt lagen om elektronisk kommunikation.
Du som företagskund är personuppgiftsansvarig för behandlingen av inspelade välkomstmeddelanden och knappval i 3Växel samt upplagda bilder. Du behöver därför bedöma om incidenten ska rapporteras till Integritetsmyndigheten, IMY. En personuppgiftsincident ska rapporteras till IMY inom 72 timmar från det att du fick kännedom om incidenten, om det inte är osannolikt att personuppgiftsincidenten medför risk för fysiska personers fri- och rättigheter.
Vad är en personuppgiftsincident?
En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av personuppgifter eller obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till personuppgifter. Vad menas med ”om det inte är osannolikt att personuppgiftsincidenten medför risk för fysiska personers fri- och rättigheter”?
Det är, enligt vår uppfattning, osannolikt att raderade välkomstmeddelanden, IVR-meddelanden (knappval) och upplagda bilder medför en risk för fysiska personers fri- och rättigheter. Uppgifterna har inte kommit obehöriga till del och kan med relativt enkla medel återskapas. De raderade uppgifterna kan inte heller anses medföra en risk för att berörda personer drabbas av ekonomisk skada, bedrägeri eller identitetsstöld.
Enligt vår mening behöver personuppgiftsincidenten därför inte rapporteras till IMY, men du som företagskund är skyldig att göra din egen bedömning och dokumentera ditt val.
Var kan jag få mer information om detta?
Du kan läsa mer om personuppgiftsincidenter på IMY:s hemsida. Om du har frågor om rapporteringen av personuppgiftsincidenten, vänligen mejla oss på dataskyddsombud@tre.se.
Vad innebär detta för våra användare?
Användare av 3Växel, t.ex. anställda, berörs om de har spelat in personliga välkomstmeddelanden i röstbrevlådan eller mottagit röstmeddelanden. Det är inte möjligt för oss att förutse alla konsekvenser av det inträffade men det kan till exempel medföra att ett företag inte får reda på en avbokning. För att spela in ett nytt personligt välkomstmeddelande i röstbrevlådan, följ guiden högre upp på denna sida.